Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod

ČÁST I - OBECNÁ USTANOVENÍ

Článek 1
Úvodní ustanovení

1. Jednací řád Monitorovacího výboru Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod (dále jen „jednací řád“) se vydává na základě Statutu Monitorovacího výboru Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod (dále jen „statut“) a Nařízení Rady (ES) č.1083/2006 ze dne 11. července 2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení Nařízení (ES) č. 1260/1999 (dále jen “Obecné nařízení”),

2. Jednací řád podrobněji upravuje přípravu a způsob svolání zasedání, průběh zasedání, hlasování a přijímání usnesení Monitorovacího výboru Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod (dále jen „výbor“) a další záležitosti související se zasedáním výboru.

3. Činnost výboru vychází z Obecného nařízení.

ČÁST II - ČINNOST

Článek 2
Svolání zasedání

1. Zasedání výboru svolává předseda výboru a to z podnětu:

• Výboru Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod,
• minimálně jedné třetiny členů výboru s hlasovacím právem,
• z vlastního podnětu.

Členové podávají žádost o svolání výboru prostřednictvím Sekretariátu Monitorovacího výboru Regionálního operačního programu Severovýchod (dále jen „sekretariát“).

2. Zasedání výboru se koná dle potřeby, minimálně však dvakrát ročně.

3. Program zasedání výboru navrhuje předseda výboru.

4. Pozvánka na zasedání výboru musí být zaslána elektronickou poštou všem členům výboru nejméně 15 pracovních dnů přede dnem konání zasedání. Ze závažných důvodů může být tato lhůta předsedou výboru zkrácena.

5. Pozvánka na zasedání výboru musí obsahovat den, čas, místo a návrh programu zasedání.

6. Zasedání výboru jsou číslována jednou číselnou řadou po celé období mandátu výboru.

7. Členové mohou nejpozději do 5 pracovních dnů ode dne odeslání pozvánky na zasedání zaslat sekretariátu výboru připomínky k návrhu programu včetně návrhu nového bodu k projednání. Předseda výboru zasílá prostřednictvím sekretariátu definitivní verzi programu spolu s případnými podkladovými dokumenty pro zasedání výboru všem členům nebo jimi písemně pověřeným zástupcům nejpozději 7 pracovních dnů přede dnem zasedání výboru. Ze závažných důvodů může být tato lhůta předsedou výboru zkrácena.

8. Členové výboru potvrdí prostřednictvím elektronické pošty sekretariátu svou účast na zasedání nebo oznámí účast jimi písemně pověřeného zástupce nejpozději 5 kalendářních dnů přede dnem zasedání výboru.

Článek 3
Účast na zasedání

1. Zasedání výboru se účastní osobně všichni členové výboru s hlasovacím právem. V případě, že se člen nemůže zúčastnit zasedání výboru, zašle předsedovi písemnou omluvu. V tom případě písemně pověří k účasti svého zástupce pro dané zasedání výboru.

2. Členové MV jsou členové s hlasovacím právem a členové bez hlasovacího práva s poradní funkcí.

3. Zástupce EK a zástupce CHJ mají pouze poradní funkci a hlasovacím právem nedisponují. Ostatní členové výboru mají hlasovací právo.

4. Každý člen výboru s hlasovacím právem podepíše Etický kodex Monitorovacího výboru Regionální operačního programu Severovýchod (dále jen „etický kodex“). Etický kodex byl schválen Výborem Regionální rady. Členové Monitorovacího výboru jej podepíší na ustavujícím zasedání výboru. Písemně pověřený zástupce podepíše etický kodex na prvním zasedání, kterého se účastní.

5. Jednání výboru se mohou na pozvání předsedy výboru účastnit hosté bez hlasovacího práva. Pozvání hostů mohou předsedovi navrhnout i členové výboru. Jmenovitá účast a důvod přizvání hostů musí být Sekretariátu oznámena nejméně 5 pracovních dnů před zahájením jednání výboru.

6. Přizvaní hosté se před zahájením zasedání seznámí se statutem a jednacím řádem výboru.

7. Člen výboru bez podepsaného etického kodexu a zástupce člena výboru bez platného pověření a podepsaného etického kodexu není oprávněn hlasovat na zasedání výboru.

Článek 4
Střet zájmů člena výboru

Člen výboru, u něhož skutečnosti nasvědčují, že by jeho podíl na projednávání a rozhodování určité záležitosti ve výboru mohl znamenat výhodu nebo škodu pro něj samotného nebo osobu blízkou, pro fyzickou nebo právnickou osobu, kterou zastupuje na základě zákona nebo plné moci, je povinen sdělit tuto skutečnost před zahájením zasedání výboru, který má danou záležitost projednávat.

Výbor rozhodne, zda existuje důvod pro vyloučení člena výboru z projednávání a rozhodování dané záležitosti.

Článek 5
Zasedání

1. Zasedání výboru jsou neveřejná. Výbor zajistí informování o své práci a přijatých závěrech, které jsou prezentovány veřejnosti.

2. Zasedání výboru řídí předseda výboru, v případě jeho nepřítomnosti místopředseda výboru nebo jimi pověřený člen výboru (dále jen „předsedající“).

3. Po zahájení zasedání předsedající:

a. oznámí počet přítomných členů výboru a konstatuje, zda je výbor usnášeníschopný
b. oznámí jména omluvených, případně neomluvených členů výboru
c. sdělí jména zapisovatelů (pracovníků sekretariátu)
d. navrhne a nechá schválit ověřovatele zápisu
e. navrhne a nechá schválit návrh programu zasedání
f. sdělí, zda byl ověřen zápis z předcházejícího zasedání

4. Jestliže při zahájení zasedání výboru anebo v jeho průběhu není výbor usnášeníschopný, předsedající rozhodne, zda zasedání bude pokračovat, nebo bude ukončeno a svoláno náhradní zasedání, anebo navrhne předsedovi použití korespondenčního hlasování (procedura písemného projednávání).

5. Předsedající řídí zasedání podle schváleného programu. Předsedající uděluje a odnímá slovo, může časově omezit diskusi k jednotlivým bodům zasedání.

6. Členové výboru jsou povinni se účastnit zasedání výboru, aktivně se podílet na jeho práci a plnit úkoly vyplývající z usnesení přijatých na jeho zasedání.

7. Předseda výboru může rozhodnout o konání technického zasedání členů před samotným zasedáním výboru. O tomto rozhodnutí informuje předseda výboru v dostatečném předstihu členy výboru a jejich zástupce.

8. Zasedání je vedeno v českém jazyce a v případě potřeby je simultánně tlumočeno do anglického jazyka.

9. Zasedání výboru jsou přítomni členové sekretariátu, kteří ze zasedání pořizují zápis.

10. Výbor rozhoduje usnesením.

Článek 6
Přijímání usnesení

1. Výbor je usnášeníschopný za účasti nadpoloviční většiny všech členů s hlasovacím právem nebo jejich zástupců.

2. Usnesení výboru jsou přijímána zpravidla konsensuálně. V případě hlasování je pro přijetí návrhu usnesení zapotřebí získat nadpoloviční většinu hlasů přítomných členů výboru s hlasovacím právem.

3. Členové výboru s hlasovacím právem mají rovné hlasovací právo.

Článek 7
Korespondenční hlasování

1. V odůvodněných případech může předseda výboru rozhodnout o použití  korespondenčního hlasování. Korespondenční hlasování organizačně zajišťuje sekretariát.

2. Korespondenční hlasování probíhá prostřednictvím elektronické pošty.

3. Korespondenční hlasování je zahájeno odesláním podkladových materiálů společně s návrhem usnesení všem členům výboru. Toto hlasování je ukončeno uplynutím lhůty stanovené k doručení odpovědí.

4. Lhůta pro vyjádření k návrhu usnesení je 15 kalendářních dnů ode dne odeslání návrhu, ze závažných důvodů může předseda tuto lhůtu zkrátit.

5. Člen výboru zasílá vyjádření k návrhu usnesení sekretariátu výboru, a to prostřednictvím elektronické pošty ve formě „pro“, „proti“, „zdržuji se“. Pokud se člen v uvedené lhůtě k návrhu usnesení nevyjádří, je jeho hlas posouzen jako souhlasný s návrhem usnesení.

6. K přijetí usnesení je třeba souhlasu nadpoloviční většiny všech členů s hlasovacím právem.

7. Sekretariát výboru vždy do 5 kalendářních dnů po uplynutí pro vyjádření se informuje formou písemného zápisu členy výboru o výsledku korespondenčního hlasování.

Článek 8
Zápis ze zasedání

1. Ze zasedání výboru pořizuje sekretariát zápis. Zápis musí obsahovat datum a místo zasedání, jméno předsedajícího, hodinu zahájení a ukončení zasedání, seznam zúčastněných členů a přizvaných hostů, schválený program zasedání, průběh diskuse, průběh hlasování a znění přijatých usnesení.

2. Zápis podepisuje předseda a ověřovatelé.

3. Zápis ze zasedání  výboru rozešle sekretariát všem členům výboru prostřednictvím elektronické pošty do 14 pracovních dnů ode dne podepsání předsedou a ověřovateli.

4. Přijatá usnesení jsou číslována následujícím způsobem: pořadové číslo usnesení v daném období mandátu výboru/rok/zkratka Monitorovacího výboru (např. 1/2007/MV).

5. Zápis ze zasedání zveřejní sekretariát na internetových stránkách Řídícího orgánu.

Článek 9

Pracovní skupiny

1. V případě potřeby může předseda ustavit pracovní skupiny, pro řešení specifických problémů (přípravu odborných stanovisek a expertiz).

2. Pracovní skupiny se skládají z členů výboru a přizvaných odborníků.

3. Všichni členové pracovních skupin jsou jmenováni a odvoláváni předsedou výboru. Jeden z členů pracovní skupiny je předsedou výboru pověřen vedením pracovní skupiny.

4.       Pracovní skupiny předkládají výboru návrhy a doporučení, která jsou výsledkem jejich činnosti.

 

Článek 10

Činnost sekretariátu

 

1.       Sekretariát výboru zabezpečuje činnost výboru a jeho pracovních skupin po organizační, administrativní a technické stránce, tzn. zejména:

o        organizačně zajišťuje zasedání výboru a pracovních skupin

o        distribuuje pozvánky,

o        zajišťuje materiály a podklady potřebné pro činnost výboru a pracovních skupin včetně jejich distribuce členům výboru a jimi písemně pověřeným zástupcům nebo členům pracovních skupin,

o        zodpovídá za rozeslání zápisů ze zasedání výboru nebo pracovních skupin,

o        zajišťuje pravidelné informování výboru o postupu realizace usnesení z předchozích zasedání,

o        po schválení ze strany výboru zajišťuje předložení výroční zprávy a závěrečné zprávy o realizaci pomoci Evropské komise (dále jen „komise“), zajišťuje její projednání s komisí a reaguje na připomínky komise,

o        zajišťuje zveřejnění výstupů, které výbor určí k předání veřejnosti,

o        zajišťuje evidenci a archivaci veškerých dokumentů souvisejících s činností výboru nebo poradních orgánů.

2.       Funkci sekretariátu výboru zajišťuje Úřad regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod.

 

ČÁST III - ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Článek 11

Závěrečná ustanovení

 

1.       Jednací řád včetně jeho případných změn schvaluje výbor po dohodě s Řídícím orgánem ROP.

2.       Vše, co není explicitně uvedeno v tomto jednacím řádu, se řídí Obecným nařízením a dalšími souvisejícími právními předpisy.

3.       Tento jednací nabývá účinnosti dnem jeho schválení výborem.

4.       Originál tohoto jednacího řádu bude uložen v sídle sekretariátu výboru v Hradci Králové a bude archivován v souladu s požadavky legislativy EU a vnitřním systémem archivace upraveným vnitřní normou sekretariátu. Jednací řád bude také zveřejněn na internetových stránkách Řídícího orgánu.